← Powrót do strony głównej

Regulamin Świadczenia Usług Platformy TrackTMS

Wersja obowiązująca od dnia: 11 września 2026 r.

Spis treści

  1. Postanowienia ogólne i definicje
  2. Rodzaj i zakres świadczonych usług
  3. Warunki techniczne
  4. Zawarcie umowy, Abonament i płatności
  5. Prawa i obowiązki stron
  6. Licencja
  7. Odpowiedzialność
  8. Reklamacje
  9. Rozwiązanie umowy
  10. Postanowienia końcowe

§ 1. Postanowienia ogólne i definicje

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy internetowej TrackTMS (dalej: „System"), zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 344 ze zm.).
  2. Usługodawcą i operatorem Systemu jest: SROKA TRANSPORT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą pod adresem: 250, 34-615 Słopnice, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001071810, NIP 7372242200, REGON 527208681 (dalej: „Usługodawca").
  3. Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:
    • Użytkownik — przedsiębiorca w rozumieniu art. 431 Kodeksu cywilnego, który zawarł z Usługodawcą umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną i uzyskał dostęp do Systemu. System jest przeznaczony wyłącznie dla podmiotów profesjonalnych (B2B).
    • Konto — indywidualny zbiór zasobów i uprawnień przypisanych Użytkownikowi w Systemie, zabezpieczony loginem i hasłem.
    • System (TrackTMS) — platforma internetowa typu SaaS (Software as a Service) klasy TMS (Transport Management System), udostępniana przez Usługodawcę w modelu subskrypcyjnym, obejmująca moduły opisane w § 2.
    • Abonament — periodyczna opłata uiszczana przez Użytkownika na rzecz Usługodawcy z tytułu korzystania z Systemu, zgodnie z obowiązującym Cennikiem.
    • Cennik — dokument określający wysokość opłat za poszczególne plany subskrypcyjne i usługi dodatkowe, udostępniany Użytkownikowi przed zawarciem umowy oraz na jego żądanie.
    • Urządzenie GPS — sprzętowy nadajnik geolokalizacyjny zamontowany w pojeździe Użytkownika, przesyłający dane pozycyjne do Systemu.
    • Dane Geolokalizacyjne — dane dotyczące pozycji geograficznej (szerokość i długość geograficzna), prędkości, kierunku jazdy oraz powiązane metadane (znacznik czasu, identyfikator urządzenia) przesyłane przez Urządzenie GPS i przetwarzane w Systemie.
    • Dane z Tachografów — dane dotyczące czasu pracy kierowców, okresów jazdy, odpoczynków i dyspozycyjności, rejestrowane przez tachografy cyfrowe i importowane do Systemu.
    • Okres Rozliczeniowy — okres jednego miesiąca kalendarzowego, za który naliczany jest Abonament, chyba że Cennik stanowi inaczej.

§ 2. Rodzaj i zakres świadczonych usług

  1. Usługodawca świadczy na rzecz Użytkownika usługi drogą elektroniczną polegające na udostępnieniu Systemu w modelu SaaS, obejmującego w szczególności następujące moduły funkcjonalne:
    • Moduł Telematyki i GPS — śledzenie pojazdów w czasie rzeczywistym na mapie, historia tras, rejestrowanie pozycji, prędkości oraz zdarzeń (wjazd/wyjazd ze stref geofence, przekroczenie prędkości, postoje), obsługa protokołów urządzeń GPS.
    • Moduł Zarządzania Flotą — ewidencja pojazdów i przyczep, przypisywanie kierowców, zarządzanie grupami flot, planowanie przeglądów i serwisów, monitorowanie kosztów eksploatacyjnych.
    • Moduł Zleceń Transportowych — tworzenie, edycja i zarządzanie zleceniami transportowymi, planowanie tras i punktów załadunku/rozładunku, śledzenie statusów realizacji.
    • Moduł Faktur — generowanie faktur VAT i proform z danych zleceń, wystawianie korekt, eksport do formatów PDF, integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
    • Moduł Rentowności (P&L) — analiza rentowności na poziomie pojedynczego zlecenia, pojazdu, kierowcy i całej floty, kalkulacja kosztów (paliwo, opłaty drogowe, delegacje) względem przychodów, raporty finansowe.
    • Moduł Tachografia — import i analiza danych z tachografów cyfrowych, monitorowanie czasu pracy kierowców, kontrola zgodności z Rozporządzeniem (WE) nr 561/2006 oraz Pakietem Mobilności.
    • Moduł Raportów — generowanie raportów operacyjnych, finansowych i zgodności, eksport do formatów CSV/XLSX/PDF.
    • Moduł Komunikacji — wewnętrzny system powiadomień i alertów dla użytkowników Systemu.
    • AI Document Parser — automatyczna ekstrakcja danych z dokumentów transportowych (zleceń, faktur kosztowych) z wykorzystaniem zewnętrznego modelu AI (GPT-4o-mini, OpenAI) po tokenizacji rozpoznanych identyfikatorów. Szczegóły przetwarzania danych przez AI opisano w Polityce Prywatności (§ 7) oraz Umowie Powierzenia Przetwarzania Danych (§ 2, § 5).
  2. Szczegółowy zakres funkcji dostępnych w ramach poszczególnych planów subskrypcyjnych określa Cennik.
  3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do rozszerzania funkcjonalności Systemu bez konieczności zmiany Regulaminu, o ile nowe funkcje nie ograniczają dotychczasowego zakresu usług.
  4. System integruje się z zewnętrznymi interfejsami programistycznymi (API), w tym m.in.:
    • API Narodowego Banku Polskiego (NBP) — pobieranie kursów walut,
    • Krajowy System e-Faktur (KSeF) — przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych,
    • zewnętrzni dostawcy telematyki i GPS.
    Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za dostępność, poprawność ani terminowość działania zewnętrznych API, zgodnie z § 7.

§ 3. Warunki techniczne

  1. Do prawidłowego korzystania z Systemu niezbędne jest spełnienie następujących minimalnych wymagań technicznych:
    • komputer lub urządzenie mobilne z aktualną przeglądarką internetową: Google Chrome (wersja 90+), Mozilla Firefox (wersja 90+), Microsoft Edge (wersja 90+) lub Safari (wersja 14+);
    • włączona obsługa JavaScript oraz plików cookies w przeglądarce;
    • stabilne połączenie z siecią Internet o przepustowości co najmniej 2 Mb/s;
    • aktualny adres poczty elektronicznej (e-mail).
  2. W przypadku korzystania z Modułu Telematyki i GPS — konieczne jest posiadanie co najmniej jednego Urządzenia GPS kompatybilnego z Systemem, zamontowanego w pojeździe i poprawnie skonfigurowanego do przesyłania danych na serwer Systemu (protokół TCP, port wskazany w dokumentacji technicznej).
  3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości korzystania z Systemu wynikający z niespełnienia powyższych wymagań technicznych przez Użytkownika.
  4. Usługodawca dokłada staranności w celu zapewnienia ciągłości działania Systemu, lecz zastrzega sobie prawo do krótkotrwałych przerw technicznych (maintenance), o których — w miarę możliwości — poinformuje Użytkowników z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem za pośrednictwem Systemu lub poczty elektronicznej.

§ 4. Zawarcie umowy, Abonament i płatności

  1. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zostaje zawarta z chwilą skutecznego ukończenia procedury rejestracji Konta w Systemie i akceptacji niniejszego Regulaminu przez Użytkownika.
  2. Rejestracja Konta wymaga podania danych identyfikacyjnych przedsiębiorcy (w tym m.in. firmy, NIP, adresu siedziby, adresu e-mail osoby kontaktowej).
  3. Użytkownik zobowiązany jest do podania danych prawdziwych, aktualnych i kompletnych oraz do niezwłocznego ich aktualizowania w przypadku zmiany.
  4. Dostęp do Systemu jest odpłatny i realizowany w modelu subskrypcyjnym (Abonament). Wysokość Abonamentu, zakres funkcji w poszczególnych planach oraz ewentualne opłaty dodatkowe określa Cennik.
  5. Abonament naliczany jest z góry za każdy Okres Rozliczeniowy. Faktury VAT wystawiane są w formie elektronicznej i udostępniane w Systemie oraz przesyłane na adres e-mail Użytkownika.
  6. Termin płatności wynosi 14 (czternaście) dni od dnia wystawienia faktury, chyba że indywidualna umowa stanowi inaczej.
  7. W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego 14 (czternaście) dni, Usługodawca zastrzega sobie prawo do:
    • zawieszenia dostępu do Konta Użytkownika do czasu uregulowania zaległości;
    • naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych zgodnie z ustawą z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych;
    • rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym po bezskutecznym upływie dodatkowego 7-dniowego terminu wyznaczonego w wezwaniu do zapłaty.
  8. Usługodawca może oferować bezpłatny okres próbny (trial). Warunki i czas trwania okresu próbnego określa Usługodawca. Po upływie okresu próbnego dalsze korzystanie z Systemu wymaga wykupienia Abonamentu.

§ 5. Prawa i obowiązki stron

5.1. Obowiązki Użytkownika

  1. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem, niniejszym Regulaminem oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
  2. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za zachowanie poufności swoich danych logowania (login i hasło) oraz za wszelkie działania podejmowane z wykorzystaniem jego Konta. Użytkownik zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Usługodawcy o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Konta.
  3. Zabrania się Użytkownikowi:
    • wprowadzania do Systemu treści o charakterze bezprawnym, w szczególności treści naruszających prawa osób trzecich, treści obraźliwych, pornograficznych lub nawołujących do nienawiści;
    • podejmowania działań mogących zakłócić funkcjonowanie Systemu, w tym prób nieautoryzowanego dostępu do infrastruktury Usługodawcy;
    • dekompilacji, dezasemblacji, reverse engineeringu lub innych form inżynierii wstecznej Systemu;
    • udostępniania danych logowania osobom trzecim nieuprawnionym do korzystania z Konta;
    • wykorzystywania Systemu do celów niezgodnych z prawem, w tym do prania pieniędzy, finansowania terroryzmu lub innych przestępstw.
  4. Użytkownik jest odpowiedzialny za prawidłowość i legalność danych wprowadzanych do Systemu, w tym danych osobowych kierowców i kontrahentów. W zakresie, w jakim Użytkownik przetwarza dane osobowe z wykorzystaniem Systemu, pełni on rolę administratora danych osobowych lub podmiotu przetwarzającego zgodnie z RODO i odrębną umową powierzenia przetwarzania danych.

5.2. Obowiązki Usługodawcy

  1. Usługodawca zobowiązuje się do zapewnienia dostępności Systemu na poziomie co najmniej 99,0% w skali miesiąca kalendarzowego (SLA), z wyłączeniem planowanych przerw technicznych, o których mowa w § 3 ust. 4.
  2. Usługodawca zobowiązuje się do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych przetwarzanych w Systemie, zgodnie z najlepszymi praktykami branżowymi i obowiązującymi przepisami prawa, w tym RODO.
  3. Usługodawca zobowiązuje się do informowania Użytkowników o istotnych zmianach w funkcjonowaniu Systemu oraz o planowanych przerwach technicznych.

§ 6. Licencja

  1. Z chwilą zawarcia umowy na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie, Usługodawca udziela Użytkownikowi ograniczonej, niewyłącznej, nieprzenoszalnej i odwoływalnej licencji na korzystanie z Systemu w zakresie funkcjonalnym odpowiadającym wykupionemu planowi subskrypcyjnemu, wyłącznie na potrzeby prowadzonej przez Użytkownika działalności gospodarczej.
  2. Licencja obejmuje prawo do:
    • dostępu do Systemu za pośrednictwem przeglądarki internetowej;
    • wprowadzania, edycji i pobierania danych w zakresie udostępnionych modułów;
    • generowania raportów i dokumentów dostępnych w ramach planu subskrypcyjnego.
  3. Licencja nie obejmuje prawa do:
    • sublicencjonowania, odsprzedaży lub innego odpłatnego udostępniania Systemu osobom trzecim;
    • modyfikowania, adaptowania, tłumaczenia kodu źródłowego Systemu;
    • tworzenia dzieł pochodnych na bazie Systemu;
    • korzystania z Systemu w sposób naruszający prawa własności intelektualnej Usługodawcy.
  4. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Systemu, w tym kod źródłowy, algorytmy, interfejs graficzny, bazy danych, dokumentacja techniczna oraz znaki towarowe, przysługują wyłącznie Usługodawcy i nie są przenoszone na Użytkownika.
  5. Licencja wygasa automatycznie z chwilą rozwiązania umowy, niezależnie od przyczyny jej rozwiązania.

§ 7. Odpowiedzialność

  1. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług wyłącznie na zasadach określonych w niniejszym paragrafie, z uwzględnieniem profesjonalnego (B2B) charakteru relacji między stronami.
  2. Wyłączenie odpowiedzialności. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
    • nieprawidłowości, przerwy lub opóźnienia w działaniu Systemu wynikające z przerw w dostawie sygnału GPS, zasięgu sieci satelitarnej lub warunków atmosferycznych wpływających na jakość transmisji danych geolokalizacyjnych;
    • błędy, awarie lub wadliwe działanie fizycznych Urządzeń GPS, za których stan techniczny, dobór i montaż odpowiada Użytkownik;
    • niedostępność, opóźnienia w odpowiedzi lub błędne dane zwracane przez zewnętrzne interfejsy API (w szczególności: API NBP, KSeF, dostawcy telematyki), na których działanie Usługodawca nie ma wpływu;
    • utratę lub uszkodzenie danych wynikające z działania siły wyższej (force majeure), w tym klęsk żywiołowych, wojny, aktów terroryzmu, strajków, awarii infrastruktury telekomunikacyjnej niezależnej od Usługodawcy;
    • skutki naruszenia przez Użytkownika obowiązku zachowania poufności danych logowania lub zasad bezpieczeństwa określonych w Regulaminie;
    • decyzje biznesowe podjęte przez Użytkownika na podstawie danych, raportów lub analiz wygenerowanych przez System, w szczególności za decyzje oparte na danych z Modułu Rentowności (P&L).
  3. Ograniczenie odpowiedzialności odszkodowawczej. W najszerszym zakresie dopuszczalnym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa polskiego:
    • całkowita odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy wobec Użytkownika z jakiegokolwiek tytułu związanego z korzystaniem z Systemu (w tym z tytułu utraconych korzyści, szkód pośrednich i następczych) jest ograniczona do kwoty odpowiadającej wysokości jednomiesięcznego Abonamentu faktycznie zapłaconego przez Użytkownika w miesiącu bezpośrednio poprzedzającym zdarzenie powodujące szkodę;
    • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści (lucrum cessans) Użytkownika.
  4. Ograniczenia odpowiedzialności określone w niniejszym paragrafie nie mają zastosowania w przypadku szkód wyrządzonych umyślnie przez Usługodawcę.

§ 8. Reklamacje

  1. Użytkownikowi przysługuje prawo do złożenia reklamacji w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usług przez Usługodawcę.
  2. Reklamację należy złożyć w formie elektronicznej na adres e-mail: kontakt@tracktms.pl lub za pośrednictwem dedykowanego formularza kontaktowego dostępnego w Systemie.
  3. Reklamacja powinna zawierać co najmniej:
    • dane identyfikacyjne Użytkownika (firma, adres e-mail przypisany do Konta);
    • opis problemu będącego przedmiotem reklamacji;
    • datę i okoliczności wystąpienia problemu;
    • oczekiwany sposób rozpatrzenia reklamacji.
  4. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 (czternastu) dni roboczych od dnia jej otrzymania. W przypadkach szczególnie złożonych termin ten może zostać przedłużony o kolejne 14 dni, o czym Użytkownik zostanie poinformowany.
  5. Odpowiedź na reklamację zostanie przesłana na adres e-mail Użytkownika wskazany w reklamacji lub przypisany do Konta.

§ 9. Rozwiązanie umowy

  1. Umowa o świadczenie usług jest zawierana na czas nieokreślony, z zastrzeżeniem postanowień dotyczących Abonamentu.
  2. Użytkownik może wypowiedzieć umowę w każdym czasie z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Rozliczeniowego. Wypowiedzenie wymaga formy elektronicznej (wiadomość e-mail na adres Usługodawcy lub dyspozycja w Systemie).
  3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. Usługodawca może rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia (ze skutkiem natychmiastowym) w przypadku:
    • rażącego naruszenia postanowień Regulaminu przez Użytkownika, w szczególności naruszenia § 5 ust. 3;
    • opóźnienia w płatności Abonamentu przekraczającego 30 (trzydzieści) dni, po uprzednim bezskutecznym wezwaniu do zapłaty z dodatkowym 7-dniowym terminem;
    • wykorzystywania Systemu w sposób zagrażający jego bezpieczeństwu lub bezpieczeństwu innych Użytkowników.
  4. Po rozwiązaniu umowy:
    • Usługodawca zablokuje dostęp do Konta Użytkownika;
    • Użytkownik ma prawo do pobrania swoich danych z Systemu w terminie 30 (trzydziestu) dni od dnia rozwiązania umowy, po zgłoszeniu takiego żądania Usługodawcy;
    • po upływie 30-dniowego okresu retencji Usługodawca usunie dane Użytkownika z Systemu, z zastrzeżeniem danych, których przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa (podatkowe, rachunkowe).
  5. Rozwiązanie umowy nie zwalnia Użytkownika z obowiązku uiszczenia zaległych płatności za okresy, w których korzystał z Systemu.

§ 10. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania go w Systemie.
  2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O każdej zmianie Użytkownicy zostaną poinformowani za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz komunikatu w Systemie co najmniej 14 (czternaście) dni przed wejściem zmian w życie. Dalsze korzystanie z Systemu po upływie tego terminu oznacza akceptację zmienionego Regulaminu.
  3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  4. Prawem właściwym dla wszelkich stosunków prawnych wynikających z niniejszego Regulaminu jest prawo polskie.
  5. Wszelkie spory wynikające z niniejszego Regulaminu lub związane z korzystaniem z Systemu będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
  6. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie niniejszego Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub nieskuteczne przez właściwy sąd, pozostałe postanowienia Regulaminu pozostają w mocy. W miejsce postanowienia nieważnego stosuje się odpowiedni przepis powszechnie obowiązującego prawa polskiego.
  7. Nagłówki paragrafów mają charakter wyłącznie porządkowy i nie wpływają na interpretację postanowień Regulaminu.
Umów prezentację