← Powrót do strony głównej

Polityka Prywatności i Plików Cookies Platformy TrackTMS

Wersja obowiązująca od dnia: 11 września 2026 r.

Spis treści

  1. Administrator danych osobowych
  2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
  3. Kategorie przetwarzanych danych
  4. Odbiorcy danych
  5. Okres przechowywania danych
  6. Prawa osób, których dane dotyczą
  7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
  8. Przekazywanie danych do państw trzecich
  9. Bezpieczeństwo danych
  10. Polityka plików cookies
  11. Postanowienia końcowe

§ 1. Administrator danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem platformy TrackTMS (dalej: „System") jest: SROKA TRANSPORT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą pod adresem: 250, 34-615 Słopnice, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001071810, NIP 7372242200, REGON 527208681 (dalej: „Administrator").
  2. Dane kontaktowe Administratora:
    • Adres korespondencyjny: 250, 34-615 Słopnice, Polska
    • Adres e-mail: kontakt@tracktms.pl
  3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt pod wskazanym powyżej adresem e-mail z dopiskiem „Dane osobowe".
  4. Niniejsza Polityka Prywatności została opracowana zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (dalej: „RODO") i spełnia obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i 14 RODO.

§ 2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

  1. Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
Cel przetwarzania Podstawa prawna (RODO) Opis
Realizacja umowy o świadczenie usług Art. 6 ust. 1 lit. b RODO Przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy subskrypcyjnej, w tym: utworzenie i obsługa Konta, udostępnienie funkcjonalności Systemu, przetwarzanie danych pojazdów i geolokalizacji w ramach modułu telematyki, obsługa zleceń transportowych, generowanie faktur i raportów.
Wypełnienie obowiązków prawno-podatkowych Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przetwarzanie wymagane przez przepisy prawa podatkowego (ustawa o VAT, Ordynacja podatkowa), prawa rachunkowego (ustawa o rachunkowości), prawa transportowego (rozporządzenia dotyczące czasu pracy kierowców) oraz prawa celnego. Obejmuje m.in.: wystawianie i przechowywanie faktur, raportowanie do KSeF, archiwizację danych tachograficznych.
Marketing bezpośredni własnych usług Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) Przesyłanie informacji o nowych funkcjach Systemu, zmianach w ofercie, materiałów edukacyjnych związanych z branżą transportową. Użytkownik może w każdym czasie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w tym celu.
Dochodzenie i obrona przed roszczeniami Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) Przechowywanie danych na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami prawnymi wynikającymi z umowy o świadczenie usług.
Zapewnienie bezpieczeństwa IT i ciągłości działania Systemu Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) Monitorowanie logów dostępu, wykrywanie i zapobieganie incydentom bezpieczeństwa, prowadzenie dziennika audytu (audit log), analiza wydajności Systemu.
Obsługa korespondencji i zapytań Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) Odpowiadanie na zapytania przesłane drogą elektroniczną, obsługa reklamacji, prowadzenie korespondencji z Użytkownikami.
  1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług. Odmowa podania danych skutkuje brakiem możliwości korzystania z Systemu.

§ 3. Kategorie przetwarzanych danych

  1. Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

    3.1. Dane logowania i identyfikacyjne

    • adres e-mail (login);
    • imię i nazwisko osoby kontaktowej / użytkownika Konta;
    • hasło (przechowywane wyłącznie w formie skrótu kryptograficznego — hash bcrypt);
    • rola w Systemie (administrator, dyspozytor);
    • dane firmy: nazwa, NIP, adres siedziby, telefon kontaktowy.

    3.2. Dane pojazdów i geolokalizacja

    • numery rejestracyjne pojazdów;
    • dane identyfikacyjne urządzeń GPS (numer IMEI);
    • dane pozycyjne: szerokość i długość geograficzna, prędkość, kierunek jazdy, kąt zwrotu;
    • znaczniki czasu pozycji GPS;
    • zdarzenia geofence (wjazd, wyjazd ze zdefiniowanych stref);
    • historia tras i postojów.

    3.3. Dane kierowców

    • imię i nazwisko kierowcy;
    • numer telefonu, adres e-mail;
    • numer prawa jazdy i data ważności;
    • PIN do logowania w aplikacji mobilnej;
    • status (aktywny, nieaktywny, na urlopie, w trasie).

    3.4. Dane z tachografów

    • czas jazdy, odpoczynków i dyspozycyjności kierowców;
    • typ aktywności (jazda, odpoczynek, inna praca, dostępność);
    • przebiegi dzienne;
    • dane dotyczące zgodności z przepisami o czasie pracy kierowców.

    3.5. Dane finansowe

    • dane faktur (numery, kwoty, daty, dane kontrahentów);
    • koszty eksploatacyjne (paliwo, opłaty drogowe, serwisy);
    • dane do rozliczeń abonamentowych;
    • numery rachunków bankowych kontrahentów (w zakresie faktur).

    3.6. Dane techniczne i logowania

    • adres IP;
    • typ i wersja przeglądarki internetowej;
    • daty i godziny logowania do Systemu;
    • logi aktywności w Systemie (audit log).

§ 4. Odbiorcy danych

  1. Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców (podmiotów przetwarzających lub odrębnych administratorów), wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w § 2:
    Kategoria odbiorcy Zakres i cel
    Dostawca infrastruktury cloud / hostingu Przechowywanie danych na serwerach, zapewnienie ciągłości działania Systemu, tworzenie kopii zapasowych. Podmioty te działają na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
    Dostawcy usług telematycznych i GPS Odbiór i przetwarzanie danych z urządzeń GPS, w tym dostawcy zewnętrznych platform telematycznych zintegrowanych z Systemem.
    Operatorzy płatności Przetwarzanie transakcji płatniczych związanych z Abonamentem. Administrator nie przechowuje danych kart płatniczych — są one przetwarzane bezpośrednio przez operatora płatności.
    Biura rachunkowe / doradcy podatkowi Obsługa księgowa, przygotowywanie deklaracji podatkowych w zakresie wymaganym przez przepisy prawa.
    Doradcy prawni Obsługa prawna Administratora, w tym w zakresie dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
    Organy państwowe Na żądanie uprawnionych organów (sądy, prokuratura, organy podatkowe, Inspekcja Transportu Drogowego) — wyłącznie na podstawie i w granicach obowiązujących przepisów prawa.
    Dostawcy narzędzi analitycznych i monitoringu błędów Monitorowanie wydajności i stabilności Systemu (np. Sentry) — w zakresie zanonimizowanych lub pseudonimizowanych danych technicznych.
    OpenAI, Inc. (AI Document Parser) Automatyczna ekstrakcja danych strukturalnych z dokumentów transportowych (zleceń, faktur kosztowych) z wykorzystaniem modelu językowego GPT-4o-mini. Przed wysłaniem do API OpenAI rozpoznane identyfikatory (m.in. NIP, REGON, KRS, IBAN, adresy e-mail, numery telefonów, numery VAT UE, rozpoznane adresy uliczne i kody pocztowe) są zastępowane tokenami (np. [NIP_1], [EMAIL_1]). Pozostała treść dokumentu może zawierać dane osobowe, których mechanizm automatyczny nie rozpoznał. USA — transfer na podstawie EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) + Standardowe Klauzule Umowne (SCC). Szczegóły: § 5 Umowy Powierzenia (DPA).
  2. Wszystkie podmioty przetwarzające, którym Administrator powierza przetwarzanie danych, działają na podstawie pisemnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO) i są zobowiązane do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

§ 5. Okres przechowywania danych

  1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:
    Kategoria danych / Cel Okres przechowywania
    Dane Konta i logowania Przez czas trwania umowy + 30 dni na pobranie danych po jej rozwiązaniu.
    Dane geolokalizacyjne (pozycje GPS) Przez czas trwania umowy. Po rozwiązaniu umowy — usunięcie po upływie 30-dniowego okresu retencji, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne dla celów dochodzenia roszczeń.
    Dane z tachografów Zgodnie z wymogami prawa transportowego — minimum 1 rok od daty zarejestrowania, lecz nie krócej niż przez czas trwania umowy.
    Faktury i dokumenty księgowe 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku — zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej i art. 74 ustawy o rachunkowości.
    Dane do dochodzenia roszczeń Przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z Kodeksu cywilnego — zasadniczo 3 lata (roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej), licząc od dnia rozwiązania umowy.
    Logi dostępu i audit log 12 miesięcy od daty zarejestrowania zdarzenia.
    Dane marketingowe (zgoda lub uzasadniony interes) Do czasu wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody.
  2. Po upływie okresów przechowywania dane osobowe są trwale usuwane lub skutecznie anonimizowane.

§ 6. Prawa osób, których dane dotyczą

  1. Zgodnie z RODO, osobom, których dane osobowe są przetwarzane, przysługują następujące prawa:
    • Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — prawo do uzyskania potwierdzenia, czy dane osobowe są przetwarzane, oraz do uzyskania kopii przetwarzanych danych.
    • Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) — prawo do żądania niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych lub uzupełnienia danych niekompletnych.
    • Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO, „prawo do bycia zapomnianym") — prawo do żądania usunięcia danych w przypadkach określonych w RODO, z zastrzeżeniem sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego lub dochodzenia roszczeń.
    • Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach (np. w trakcie weryfikacji prawidłowości danych).
    • Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. CSV, JSON) oraz do przesłania ich innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.
    • Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego (w takim przypadku dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu).
  2. W celu wykonania powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem:
    • drogą elektroniczną — wysyłając wiadomość na adres e-mail: kontakt@tracktms.pl z dopiskiem „Dane osobowe — [nazwa prawa]";
    • pisemnie — na adres korespondencyjny Administratora wskazany w § 1.
  3. Administrator rozpatruje żądania bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 (trzydziestu) dni od dnia otrzymania żądania. W przypadku skomplikowanego charakteru żądania lub dużej liczby żądań termin ten może zostać przedłużony o kolejne 60 dni, o czym osoba zostanie poinformowana.
  4. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl) — jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

§ 7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

  1. System TrackTMS dokonuje automatycznej analizy danych w ramach następujących modułów:
    • Moduł Rentowności (P&L) — automatyczne kalkulacje rentowności zleceń, pojazdów i kierowców na podstawie danych kosztowych i przychodowych wprowadzonych przez Użytkownika;
    • Moduł Alertów — automatyczne generowanie powiadomień na podstawie zdefiniowanych reguł (np. przekroczenie prędkości, wyjazd ze strefy geofence, zbliżający się termin przeglądu);
    • Moduł Tachografia — automatyczna analiza czasu pracy kierowców w kontekście zgodności z przepisami;
    • AI Document Parser (GPT-4o-mini) — automatyczna ekstrakcja danych strukturalnych ze skanów zleceń transportowych i faktur kosztowych z wykorzystaniem zewnętrznego modelu językowego (OpenAI GPT-4o-mini). Moduł działa według następującego cyklu:
      1. Tokenizacja — przed wysłaniem tekstu do API OpenAI rozpoznane identyfikatory (NIP, REGON, KRS, IBAN, e-mail, telefon, numery VAT UE, rozpoznane adresy uliczne i kody pocztowe) są automatycznie zastępowane tokenami (np. [NIP_1]);
      2. Ekstrakcja — zanonimizowany tekst jest przesyłany do modelu AI, który zwraca dane w formacie JSON;
      3. Walidacja — odpowiedź AI jest walidowana przez schemat Zod; niezgodne dane są odrzucane;
      4. De-anonimizacja — tokeny są przywracane do oryginalnych wartości lokalnie, na infrastrukturze Administratora;
      5. Weryfikacja ludzka — wynik o Score < 0.85 wymaga ręcznego zatwierdzenia przez Użytkownika przed utworzeniem zlecenia.
  2. Powyższe analizy mają charakter wyłącznie pomocniczy i informacyjny. Wyniki analiz stanowią wsparcie decyzyjne dla Użytkownika i nie wywołują wobec osób fizycznych (w szczególności kierowców) żadnych skutków prawnych ani nie wpływają w sposób istotny na ich sytuację w rozumieniu art. 22 ust. 1 RODO.
  3. Wszelkie decyzje dotyczące osób fizycznych (np. decyzje kadrowe, ocena wydajności) podejmowane są wyłącznie przez Użytkownika jako pracodawcę/zleceniodawcę, z zachowaniem właściwych przepisów prawa pracy.
  4. Administrator nie stosuje profilowania w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO w celu podejmowania zautomatyzowanych decyzji indywidualnych wywołujących skutki prawne wobec osób, których dane dotyczą.

§ 8. Przekazywanie danych do państw trzecich

  1. Administrator co do zasady przetwarza dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
  2. W ramach modułu AI Document Parser treść dokumentów transportowych po automatycznej tokenizacji rozpoznanych identyfikatorów jest przesyłana do OpenAI, Inc. (USA) w celu ekstrakcji danych strukturalnych. Transfer ten odbywa się na podstawie:
    • uczestnictwa OpenAI w programie EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF — decyzja adekwatności Komisji Europejskiej z 10.07.2023 r.);
    • dodatkowych Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zgodnych z decyzją wykonawczą 2021/914.
    Automatyczna tokenizacja ogranicza zakres przekazywanych danych, lecz pozostała treść może zawierać dane osobowe nierozpoznane przez mechanizm. Z tego względu przekazanie jest traktowane jako transfer danych osobowych do sub-procesora i podlega wskazanym wyżej zabezpieczeniom.
  3. W przypadku korzystania z innych usług dostawców infrastruktury lub narzędzi zlokalizowanych poza EOG, Administrator zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych poprzez:
    • stosowanie standardowych klauzul umownych (SCC) przyjętych decyzją Komisji Europejskiej;
    • weryfikację, czy państwo docelowe zapewnia odpowiedni stopień ochrony danych (decyzja o adekwatności); lub
    • stosowanie innych odpowiednich zabezpieczeń zgodnych z rozdziałem V RODO.
  4. Aktualna lista sub-procesorów i transferów danych do państw trzecich jest dostępna w Umowie Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA), § 5.

§ 9. Bezpieczeństwo danych

  1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:
    • szyfrowanie transmisji danych protokołem TLS/HTTPS;
    • szyfrowanie wrażliwych danych w bazie danych (AES-256-GCM);
    • przechowywanie haseł wyłącznie w formie skrótu kryptograficznego (bcrypt z solą);
    • uwierzytelnianie oparte na tokenach JWT z ograniczonym czasem ważności;
    • ograniczanie liczby prób logowania (rate limiting) w celu ochrony przed atakami brute-force;
    • prowadzenie dziennika audytu (audit log) rejestrującego istotne zdarzenia w Systemie;
    • regularne tworzenie kopii zapasowych bazy danych;
    • stosowanie zasady najniższych uprawnień (principle of least privilege) w dostępie do infrastruktury;
    • separacja logiczna danych poszczególnych Użytkowników (multi-tenancy na poziomie identyfikatora firmy).

§ 10. Polityka plików cookies

10.1. Czym są pliki cookies?

  1. Pliki cookies (ciasteczka) to małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika (komputer, tablet, smartfon) przez przeglądarkę internetową podczas korzystania z Systemu. Cookies umożliwiają rozpoznawanie urządzenia Użytkownika i zapamiętywanie jego preferencji.

10.2. Rodzaje wykorzystywanych plików cookies

Rodzaj Podstawa Czas życia Cel
Niezbędne (techniczne) Art. 6 ust. 1 lit. f RODO; art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego Sesja / do 7 dni Zapewnienie prawidłowego działania Systemu: utrzymywanie sesji logowania (token JWT), zapamiętywanie preferencji językowych, ochrona formularzy przed atakami CSRF. Te pliki cookies są niezbędne do funkcjonowania Systemu i nie mogą zostać wyłączone.
Analityczne Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) Do 12 miesięcy Zbieranie zanonimizowanych danych statystycznych o sposobie korzystania z Systemu w celu ulepszania jego funkcjonalności i wydajności (np. najczęściej odwiedzane strony, czas spędzony w poszczególnych modułach). Instalowane tylko po wyrażeniu zgody.
Marketingowe Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) Do 12 miesięcy Dostosowywanie komunikatów informacyjnych o nowych funkcjach Systemu do zainteresowań Użytkownika. Instalowane tylko po wyrażeniu zgody.

10.3. Zarządzanie zgodą na pliki cookies

  1. Przy pierwszej wizycie w Systemie Użytkownik otrzymuje informację o stosowaniu plików cookies (baner cookies) z możliwością:
    • zaakceptowania wszystkich kategorii plików cookies;
    • odrzucenia plików cookies opcjonalnych (analitycznych i marketingowych);
    • zarządzania zgodą dla poszczególnych kategorii plików cookies.
  2. Użytkownik może w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies:
    • korzystając z panelu zarządzania cookies dostępnego w Systemie;
    • zmieniając ustawienia przeglądarki internetowej (blokowanie lub usuwanie cookies).
  3. Wyłączenie plików cookies niezbędnych może uniemożliwić prawidłowe korzystanie z Systemu.
  4. Szczegółowe instrukcje dotyczące zarządzania plikami cookies w poszczególnych przeglądarkach internetowych dostępne są na stronach producentów przeglądarek.

§ 11. Postanowienia końcowe

  1. Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia jej opublikowania w Systemie.
  2. Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, zmian w funkcjonalności Systemu lub praktykach przetwarzania danych. O istotnych zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani za pośrednictwem komunikatu w Systemie lub wiadomości e-mail.
  3. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna w Systemie pod adresem: polityka-prywatnosci.html.
  4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką Prywatności zastosowanie mają przepisy RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781 ze zm.) oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.
Umów prezentację